Wie A zegt……..

n van jouw sterke kanten is het doorgronden van systemen, anderen te helpen, je bent niet vies van computers en vindt het leuk om op eigen houtje uit te zoeken hoe je nu het beste een wens in een systeem kan verwerken; het geeft je voldoening als je anderen kan helpen.

 

Grote kans dat je de rol van key user hebt. Eén van de taken die daarbij hoort, is uitleg geven over de nieuwe werkwijze en bijbehorende systeem aan groepen docenten en/of studenten. De functionaliteiten van het systeem rustig uitleggen moet wel lukken, maar hoe krijg je je collega’s overtuigd van de nieuwe werkwijze?
Er is veel onderzoek gedaan naar overtuigingstechnieken en één theorie spreekt mij in het bijzonder aan vanwege de concreetheid en brede toepasbaarheid: de 6 overtuigingsprincipes van Robert Cialdini. Ik licht 3 van de 6 principes hieronder toe, met een vertaling naar acties die je op je werk zou kunnen toepassen.

 

Voorwaarde is wel dat je eerst zelf overtuigd moet zijn van de verandering waarvan je anderen van wil overtuigen. De overtuigingsprincipes werken alleen goed als je zelf oprecht bent. Wanneer het onoprecht is, wordt je al snel gezien als iemand die manipuleert en alleen voor het eigen doel werkt.

 

1. Autoriteit

Iemand die autoriteit uitstraalt, overtuigt eerder. Het klassieke voorbeeld is een uniform: de militair uit het leger, de dokter met de witte jas, maar ook de klaar-over in het fluorescerende hesje. Als ik fiets stop ik eerder als iemand met een fluorescerend hesje mij gebaart dit te doen, dan als een persoon in gewone kleding dat doet. Een uniform is in het onderwijs misschien niet gepast, maar professionele kleding bestaat in ieder beroep. Wat ook bijdraagt aan professionaliteit is de handtekening in een e-mail. Je kan vaak een standaard handtekening ontwikkelen, met logo van het bedrijf, en alle e-mails automatisch laten eindigen met deze handtekening. Verzorgd materiaal ter ondersteuning van je presentatie vergroot ook de professionele indruk. Zo kan je op je hand-out bijvoorbeeld het logo van je organisatie als koptekst plaatsen.

 

Tijdens een presentatie kan het arrogant overkomen om over jezelf te zeggen hoe geschikt je bent en daardoor ook ongemakkelijk voelen om te doen. Dit kan je oplossen door een ander te laten vertellen hoe geschikt jij bent. Soms geef je presentaties met z’n tweeën of introduceert de organisator/leidinggevende van de presentatie de spreker. Vraag of de organisator/leidinggevende jou introduceert, in plaats van dat je jezelf introduceert. Zo kan ik me door mijn collega laten introduceren als ‘Dit is Ileen Smits, psychologe, gespecialiseerd in het ontwikkelen en geven van sociale vaardigheidstrainingen’. Het voorkomt dat het lijkt alsof je over jezelf opschept, maar het publiek krijgt wel mee dat jij de geschikte persoon bent en neemt zo eerder informatie van je aan.

Een derde methode om als een expert over te komen is het publiceren van nieuwsberichten/blogs over het onderwerp waar je key user van bent. Hier kan je tijdens gesprekken en presentaties ook altijd kort naar verwijzen.
 

Tips om je autoriteit te onderstrepen:

● Draag professionele kleding ● maak gebruik van de standaard handtekening in je e-mailprogramma ● zorg voor professioneel ogend materiaal ter ondersteuning (logo van je organisatie in de koptekst van een hand-out) ● benoem relevante training/opleiding die je hebt gevolgd ● laat je introduceren door een collega/leidinggevende bij een presentatie ● schrijf nieuwsberichten over het onderwerp waar je key user van bent
 

2. Consistentie

“Wie A zegt, moet ook B zeggen” is niet voor niets een bekende uitspraak: mensen zijn graag consistent in hun mening en acties. Wanneer iemand een (kleine) bijdrage aan iets geleverd heeft, zal hij/zij eerder geneigd zijn “ja” te zeggen tegen een volgend verzoek dat in lijn ligt met de eerdere kleine bijdrage. Het kan dus handig zijn om een verandering in stappen op te delen. Vraag eerst iets kleins, bijvoorbeeld een reactie/feedback op jouw idee. Vraag vervolgens een grotere bijdrage, bijvoorbeeld ondersteuning bij het implementeren van jouw idee.  Een concrete toepassing hiervan kan zijn dat je aan een collega vertelt over het nieuwe software programma en je aan je collega vraagt hoe hij/zij hierover denkt. Je collega reageert enthousiast. Enige tijd later is jouw faculteit aan de beurt om het software programma te implementeren. Je bent bezig met het inrichten van het nieuwe software programma en je zoekt nog iemand om het te testen (een zogeheten ‘early adapter’) om de kinderziektes eruit te halen en om collega’s die de kat uit de boom kijken straks te overtuigen. Om consistent te blijven zou jouw collega, die eerder al enthousiast reageerde toen je over het programma vertelde, nu geneigd moeten zijn om in te gaan op je verzoek om early adapter te worden van het programma. Dit grotere verzoek ligt immers in lijn met de eerdere, positieve reactie van je collega.

 

Tips om met consistentie je veranderprocessen te ondersteunen:

● knip je verzoek op in stappen ● zoek collega’s uit die eerder mee hebben gewerkt/enthousiast waren voor een volgend verzoek. Vraag bijvoorbeeld een collega die eerder enthousiast reageerde op het nieuwe software programma of hij/zij het programma van tevoren wil testen (early adapter)

 

3. Sociale bewijskracht

Vooral wanneer mensen onzeker zijn, kijken ze snel naar de acties van anderen om te bepalen wat ze zelf gaan doen. Stel bijvoorbeeld dat je op vakantie bent in een onbekende stad en je wil graag uit eten. Je loopt ’s avonds door de straten, op zoek naar een leuk restaurantje. Je bent waarschijnlijk eerder geneigd om een restaurant uit te kiezen dat al redelijk vol zit dan een leeg restaurant want ‘dan zal het wel goed zijn’. Dit is het principe van sociale bewijskracht: als anderen het doen, dan bewijst dat dat het goed is. Het principe is sterker, als je je beter met de anderen kan identificeren. Dus stel dat je op vakantie bent met je partner en kinderen, en het restaurant is gevuld met enkel volwassenen, dan zal je eerder een restaurant zoeken waar meer gezinnen zitten.

 

Kortom, als je de ander wil overtuigen, dan is het handig om hem/haar erop te wijzen wat een groep anderen, liefst gelijk aan diegene die je wil overtuigen, doet. Als je collega’s twijfelen, dan zijn ze extra gevoelig voor dit principe. Vertel dan bijvoorbeeld over het nieuwe programma dat al succesvol bij een andere onderwijsinstelling wordt gebruikt (liefst eentje die op jouw onderwijsinstelling lijkt omdat het bijvoorbeeld dezelfde doelgroep heeft, dezelfde grootte heeft en/of in dezelfde regio is). Je kan ook verwijzen naar een ander(e) collega, opleiding, afdeling, instituut, domein, cohort, etc. binnen jouw onderwijsinstelling. Het zou mooi zijn als een andere collega daadwerkelijk langs kan komen om zijn/haar ervaringen met de nieuwe werkwijze/systeem te delen (de early adapter die al is genoemd bij het Consistentie principe). Als een ander het ook doet, en je collega(’s) twijfelen over jouw voorstel maar kunnen zich identificeren met de ander, dan is de kans groter dat je ze kan overtuigen als je hen wijst op de (positieve) ervaringen van de ander.

 

Tips om sociale bewijskracht in te zetten:

● verwijs naar een andere groep, liefst zoveel mogelijk gelijk aan de collega(‘s) die je wil overtuigen, die al doen wat jij voorstelt ● laat een collega op voorhand de werkwijze/het systeem testen (early adapter) en zijn/haar bevindingen aan de groep vertellen.

 

Benieuwd naar de andere 3 principes? Bekijk dit filmpje, ingesproken door Robert Cialdini en Steve Martin.

 

Educate2Work traint professionals in het beroepsonderwijs, zowel via open inschrijvingen als op locatie (in-company). Deze overtuigingsprincipes kunnen een onderdeel zijn van de trainingen. Neem contact op voor meer informatie.