PRINCEheerlijk

Gegeven het seizoen – hartje zomer – is er nu volop tijd voor reflectie. Wat zijn succesfactoren in onze opdrachten bij onze klanten (roc’s, hogescholen en universiteiten), en welke risico’s zien we (te) regelmatig opduiken in onze projecten? En wat is de meerwaarde dan van een gestandaardiseerde projectaanpak zoals PRINCE2 – de methode die dit jaar in Nederland haar 20e verjaardag viert?

 

Instellingen in het beroepsonderwijs zijn zonder uitzondering complex qua organisatie-inrichting, wat het sturen van (en in) de organisatie geen eenvoudige opgave maakt. Ga maar na:
– de structuur en cultuur van elke opleiding wordt vooral bepaald door (ontwikkelingen in) de    sector waarvoor elke opleiding vakmensen opleidt,
– onderwijzende én ondersteunende medewerkers moeten nauw samenwerken om gezamenlijk studenten goed te kunnen bedienen,
– instellingen staan onder constante financiële druk,
– instellingen staan ook continu in de (lokale en landelijke) schijnwerpers – er is niet veel voor nodig om het nieuws te halen, en
– politieke aandacht voor instellingen, zeker die in het mbo, maken de bestuurbaarheid er ook niet makkelijker op.

 

Toch mogen de resultaten van ons beroepsonderwijs (internationaal) gezien worden. Daarbij speelt de intrinsieke motivatie van onderwijzende én ondersteunende medewerkers, om ‘alles te doen voor hun studenten’, een belangrijke rol. Wanneer je hen uitdaagt op hun motivatie, en de vertaalslag naar organisatie en doelen succesvol weet te maken, is excellentie geen onhaalbare doelstelling.

 

In onze opdrachten en projecten is PRINCE2 als methode en toetsingskader belangrijk om resultaten te boeken. De naam van de methode geeft het al goed aan. Projects in Controlled Environments: breng de omgeving in kaart en probeer er grip op te houden, zodat je je projectactiviteiten volgens plan kunt uitvoeren (en resultaten op kunt leveren). Zoals al geschetst is die omgeving complex in het beroepsonderwijs, dus zonder interactie met de omgeving ga je je projectresultaten sowieso niet halen.

 

Het moet ook gezegd worden: PRINCE2 is op zichzelf ook best complex. Faseringen, registers, specifieke documenten: eigenlijk gebruiken we de methode nooit in zijn volledigheid. Bij de projectvoorbereiding wegen we af welke onderdelen waarde toevoegen (omdat ze risico’s inzichtelijk maken en afdekken), en welke niet: de methode is dan een toetsingskader.

 

Een ander soms wat weerbarstig kenmerk van PRINCE2 is de focus op een goede voorbereiding. Wanneer projectvoorstellen goedgekeurd zijn, en een projectleider aangesteld is, ontstaat vaak een sfeer waarin het Project Initiation Document (PID) zo snel mogelijk opgesteld en goedgekeurd moet worden, zodat het project ‘van start kan’. Het is lastig om juist in die (enthousiaste, positieve) sfeer geduld te blijven koesteren voor een solide voorbereiding – omdat je als projectleider zelf ook graag aan de slag wilt met realisatie van projectresultaten.

 

Toch zijn we als Educate2Work enthousiast over PRINCE2. Simpelweg omdat de methode -mits toegepast met beleid- goed aansluit op de complexiteit van roc’s, hogescholen en universiteiten. Alle reden om – gegeven het seizoen – nog eens de samenvatting van PRINCE2 erbij te pakken.

 

Mooie zomer!