De implementatie curve

U kent waarschijnlijk de implementatie curve wel: de invloed van het implementeren van software op de energie en enthousiasme van medewerkers. Energie; omdat mensen zich inzetten voor hun werk en als het goed gaat, ze daar energie van krijgen, óf omdat ze extra energie moeten en willen leveren om een resultaat te halen. De afgelopen tijd heb ik voornamelijk OnStage bij veel scholen (zowel hbo als mbo) geïmplementeerd. Ik wil graag mijn ervaringen met u delen.

 

 


Als je deze curve toepast op de implementatie van OnStage, hoe ziet dat er dan uit?

 

De medewerker van het stage-, BPV-, praktijk- of afstudeerbureau* aan het woord

(de nummers verwijzen naar de afbeelding hierboven):

  1. De aanleiding:
    “Elk jaar/semester zorg ik voor een goede stageplaats voor alle studenten. Dat kost tijd en moeite, maar het is belangrijk. Het wordt wel steeds lastiger: het aantal stageplaatsen neemt af (of studenten kunnen minder goed zoeken/er zijn steeds meer uitzonderingen/de accreditatie-eisen worden steeds hoger*). Ik kom steeds meer om in het werk. Kan dat ook anders?”
  2. De start van het project:
    “OnStage demo gekregen: dat ziet er goed uit! Dat gaat ons zeker helpen. Ik hoop dat we snel kunnen starten!”
  3. Gedurende het project (procesanalyse, vertaling naar OnStage, simulaties van het proces):
    “Pfff, dat implementeren kost alleen maar tijd. En ik heb het al zo druk. Ik moet mijn overzicht van stageplaatsen updaten (of nadenken over het proces (welk proces, dat zit allemaal in mijn hoofd, het gaat automatisch*) en OnStage is toch wel ingewikkeld hoor! Kan ik dat straks wel aan?
    En bovendien: straks heb ik niets meer te doen. OnStage regelt alles; de student doet veel meer zelf, de coördinator controleert zelf het ingeleverde werk. Ik hoef niet meer ontvangstbewijzen voor verslagen af te geven (of formulieren te printen*). Straks sta ik op straat!”
  4. Gaandeweg in het project worden de veranderingen steeds duidelijker:
    “Waaat? Kan ik in OnStage niet ……..*? Dan heb ik toch liever mijn oude methode. Dat werkt tenminste! Als dit niet opgelost wordt, dan werk ik niet meer mee!”
  5. Het project loopt ten einde, gebruikers worden getraind:
    “Die training van OnStage; het valt toch wel mee. Mijn werk wordt anders, maar niet minder leuk. Juist de taaie klussen (wat waren er toch veel routine werkjes!) raak ik kwijt, maar ik weet nog niet precies wat er voor terug komt. Maar “key-user”, vraagbaak voor collega’s en studenten, dat lijkt mij wel wat.”
  6. De gebruikers kunnen van start (“GO LIVE”):
    “Nu we echt live zijn, komt er nog wel veel bij kijken. Het kost wel extra tijd. Ik weet nog niet op alle vragen antwoord, maar wordt gelukkig wel goed ondersteund door de functioneel beheerder. De docenten beginnen het ook onder de knie te krijgen.”
  7. Enkele weken/maanden na live-gang:
    “Het gaat steeds beter! Er komen minder vragen, al zijn de vragen die nu komen wel moeilijker. Maar het lóópt en iedereen is behoorlijk/redelijk tevreden (of er wordt niet veel gemopperd*). Maar ik ga vragen of er nog mogelijkheden zijn om te verbeteren, bijvoorbeeld het betrekken van de stagebieders, het afhandelen van de enquêtes, online handleidingen, etc.”

 

*) naar eigen keuze aanvullen of kiezen, de variatie in reacties binnen scholen en tussen scholen is zeer groot. Ik ben wel benieuwd naar uw specifieke varianten: mail ze naar pveenstra@educate2work.nl.

 

Dat klinkt als een succesvolle implementatie. Maar pas op voor de valkuil, een tweede dip:

De dubbele curve


Tot aan “GO LIVE” (nummer 6) verloopt het proces als hierboven beschreven, maar daarna gaat het mis (de nummers verwijzen naar de afbeelding hierboven):
6. – 7. Op het moment van “LIVE” gaan (OnStage gaat operationeel van start, de eerste dossiers worden aangemaakt en de eerste stappenplannen worden gebruikt), komen veel vragen los bij gebruikers. Hoe goed ook getraind, bij het eerste echte gebruik lopen veel gebruikers tegen kleine en grote drempels aan. Dat spannende moment kan zorgen voor teleurstelling en frustratie, en uiteindelijk tot grote problemen in het gebruik. Dus geen toename van energie, maar een tweede dip, die als risico heeft dat je er als organisatie niet meer uit komt.
Persoonlijk is het moment van LIVE gaan voor mij als consultant ook een moment van afscheid nemen en loslaten. Juist omdat ik weet dat dit een spannend moment is, vind ik dat altijd moeilijk. Ik ben dan ook blij te merken dat dit bij veel scholen onderkend wordt en dat men maatregelen neemt.

 

Tips voor een goede implementatie:

    Wilt u op school de tweede energie dip vol frustratie en teleurstelling voorkomen? En wilt u de eerste dip zo ondiep en kort mogelijk houden? Hier volgen enkele nuttige tips daarvoor:

  • Betrek alle toekomstige gebruikers zo snel mogelijk bij de implementatie. Dus niet alleen de ondersteuners (stage-, etc.-bureau), maar ook de coördinator, teamleider, een docent (juist een kritische of juist een enthousiaste), leerlingen. En last but not least: zo snel mogelijk een functioneel beheerder.
  • Zorg voor duidelijkheid over het stage-, BPV-, afstudeerproces en ook over het eigenaarschap ervan. Wie heeft beslisbevoegdheid? Wat is de relatie met het OER? En dit moet tijdens de gehele implementatie in beeld blijven.
  • Ga uit van het bestaande proces. De proceseigenaar kan uiteraard – naarmate het project vordert – tot ander inzicht komen en proceswijzigingen voorstellen. Maar de praktijk leert dat daarmee de implementatie van OnStage moeilijker wordt. Tegelijk biedt OnStage zoveel meer mogelijkheden, dat het ook wel weer jammer is als de voordelen niet benut worden. Commitment op alle niveaus is dan heel belangrijk, evenals het transparant houden: waarom worden aanpassingen gedaan aan het proces en waarom nu?
  • Besteed veel energie aan het trainen van docenten. Zij spelen een belangrijke rol in het stageproces. Vaak zijn zij de eerste persoon bij wie studenten met hun vragen komen. Voor studenten is het lang niet altijd duidelijk of hun vraag een stage-vraag is of een OnStage-vraag. Docenten handelen ook essentiële stappen in het proces af: de begeleiding en beoordeling van de prestatie van de student. De knoppencursus voor docenten is niet heel lastig, het gaat meer om de werkwijze eromheen.
  • Benoem eventuele bronnen van weerstand, bijvoorbeeld angst voor het verlies van baan of uren: Hoewel de praktijk hier en daar laat zien dat er dankzij OnStage minder werkdruk is (wat eventueel in bezuiniging op personeel vertaald zou kunnen worden), is dat lang niet overal duidelijk. Afgezien van het feit dat bezuinigingen meestal van buitenaf opgelegd worden. Op veel plaatsen is namelijk ook kwaliteit winst te halen: een betere begeleiding (OnStage biedt immers meer zicht op de betreffende stappen), meer duidelijkheid over wat er verwacht wordt van alle betrokkenen, etc.
  • Zorg voor adequate begeleiding van stage-, etc. -bureau medewerkers, key users en functioneel beheerders, juist in de start fase van operationeel gebruik. Als een net opgeleide, onervaren functioneel beheerder een net opgeleide key-user moet helpen, ja dat kan goed gaan, maar ideaal is het niet. Zorg dus voor een adequate aanvulling op de reguliere organisatie.
  • Gebruik de sessies ter afstemming van het proces. De vertaling van het huidige proces wordt afgestemd met de proceseigenaar door middel van simulatiesessies. Deze sessies kunnen een belangrijk nevendoel dienen: toekomstige gebruikers vertrouwd maken met OnStage. Niet alleen de knoppen en de schermen, maar vooral ook het proces.

 

Tot slot wil ik hier noemen dat een aantal scholen mij nog (uitgebreid) hebben betrokken bij de spannende periode direct na het opleveren van het implementatie project. Daar ben ik dankbaar voor. Het heeft zichtbaar positief resultaat opgeleverd: Geen 2e dip, maar een succesvolle start van OnStage. En daarmee ook tot sneller rendement van het implementatieproject.
 

Wilt u meer informatie over implementatie van OnStage en andere applicaties in het onderwijs, neem vooral contact op met info@educate2work.nl.
Wilt u reageren op deze blog, mijn e-mail is: pveenstra@educate2work.nl