Handen vrij met een zwarte doos

In de praktijk is het geen sinecure om studentendossiers correct en volledig te onderhouden.
De uitdaging zit ‘m niet in het procesontwerp: je verzamelt gegevens over de instroom van de student, voegt daar -op basis van het toetsprogramma van de opleiding gedefinieerde- toetsproducten en toetsresultaten aan toe, en maakt het dossier af met diplomerings- en uitstroomgegevens.
 
Maar ja, dan de praktijk…

  • met studenten die wisselen van opleiding, waardoor dossiers ook overgedragen moeten worden naar andere opleidingen
  • met opleidingen die hun curriculum aanpassen zodat overgangsregelingen gemaakt en administratief gevolgd moeten worden
  • met ICT-systemen die slim omgaan met studieresultaten, maar duidelijk niet ontworpen zijn als document management systeem (en dus onvoldoende ruimte bieden aan gevarieerd vormgegeven toetsproducten)

 
…zie dan je studentendossiers nog maar eens stuk voor stuk volledig en correct te houden!
 
Kunnen we het concept van de zwarte doos niet introduceren in het onderwijs?
In de luchtvaart werkt de doos uitstekend:

  • de zwarte doos registreert alle relevante vluchtgegevens automatisch
  • de piloot kan zich focussen op het bedienen van het vliegtuig zodat iedereen veilig op de bestemming aankomt.

 
Stel je eens voor dat de piloot zélf al die vluchtgegevens in zou moeten voeren – hij kwam niet meer aan vliegen toe!
 
In de onderwijslogistieke ketens van roc’s en hogescholen, waaronder ook onderhouden van studentendossiers, kom ik meer handwerk tegen dan strikt nodig zou moeten zijn. Met name onderwijsbureaus lijden hier onder, zij zijn vaak degene die de ‘zwarte doos’ van het studentendossier onderhouden.
 
Ik wil me inzetten voor het ‘zwarte doos-principe’ in het beroepsonderwijs! Leg gegevens direct ‘on-the-fly’ vast wanneer ze gegenereerd worden, zonder dat docenten en ondersteuners daar extra werk voor moeten doen.
 
Dat vraagt wel om digitalisering van processen – in het bijzonder de toetsprocessen. Bij ArtEZ hogeschool voor de kunsten werk ik aan digitale beoordelingsformulieren: een stap in de goede richting. Het gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot – van digitaal inleveren via digitaal beoordelen naar digitaal archiveren. Maar we maken meters, gevoed door de enthousiaste reacties van docenten, ondersteuners én examencommissie.
 
Beste leveranciers van slimme ICT-toepassingen: helpen jullie mee?