Wie is Key User in OnStage?

Op veel onderwijsinstellingen – van MBO tot Universiteit – zijn key users aangesteld voor OnStage: zij kennen de applicatie, werken er vaak dagelijks mee, en ze zijn vraagbaak voor de collega’s. Key users zijn vaak stage-, afstudeer- of BPV-bureaumedewerkers, ook bekend onder vele andere benamingen. Zij verzorgen doorgaans het administratieve proces van de stage.
Dit staat geheel los van de rol “Key User” zoals die in OnStage bestaat. Dit is een rol die rechten geeft tot configuratieschermen (basisgegevens). Met name de configuratie van procestemplates, mailtemplates en kenmerken zijn daarbij van belang.
 

Menig school heeft geworsteld of worstelt nog steeds met de vraag: zijn de rechten om procestemplates aan te passen voorbehouden aan de functioneel beheerder, of mag iemand van de onderwijsafdeling dat doen? Met andere woorden: centraal beheren of decentraal beheren?
 
Beide hebben natuurlijk voor- en nadelen:
• Een belangrijk voordeel: Als de onderwijsafdeling zelf zijn mail- en instructieteksten bij processtappen mag beheren, kan je snel inspelen op benodigde veranderingen. Merk je dat veel studenten een bepaalde instructie niet begrijpen? Dan pas je die snel aan, waarmee de situatie voor de overige studenten structureel is verbeterd. Hetzelfde geldt voor de mailtemplates. De communicatie met studenten en medewerkers komt heel precies en is constant aan (kleine) veranderingen onderhevig.
• Nadelen zijn er ook: op de onderwijsafdeling zullen aanpassingen ook weer niet elke dag aan de orde zijn. De manier waarop je de configuratie uitvoert in OnStage kent toch wel een leercurve. Als je het maar   enkele keren per jaar doet, dan valt dat niet mee; dat kost dus weer tijd en het brengt risico’s op fouten met zich mee.
• Vaak hoor ik ook zorgen over ‘control’, bijvoorbeeld het kunnen beheersen van het aantal verschillende templates en de stappen die daarin staan. Evenals het beheer van mailtemplates, taalgebruik voor externe communicatie, naamgeving etc. Het maken van goede afspraken, eventueel aangevuld met controle door functioneel beheerders kan hierbij helpen.
 
De Hanze Hogeschool heeft aan Educate2Work gevraagd hiertoe een training mét een toets te ontwikkelen en uit te voeren. De toets vormt de basis voor een advies per deelnemer. Op grond van het resultaat van de toets kan de school zelf besluiten welke key user de rechten om zelf proces- en mailtemplates aan te passen kan krijgen.
 
De training was gebaseerd op de wens om het aanpassen van instructieteksten en mailtemplates aan te maken. Maar ook moest rekening worden gehouden met het feit dat key users meer konden doen in OnStage dan alleen dat.
 
De training hield dan ook – naast het maken van instructieteksten en mailtemplates – de overige aspecten van procestemplates in: Hoe is een template opgebouwd, wanneer kan je wijzigingen toepassen, hoe koppel je mailtemplates als notificatie, welk processtappen zijn er mogelijk, wat zijn controleregels en taken?
 
De toets was een praktijktoets: Op basis van een toetssituatie gingen de kandidaten aan het werk in OnStage. De toetssituatie bestond uit een bestaand voortraject, waarbij de proceseigenaar met wijzigingsverzoeken kwam. Deze moesten worden verwerkt in OnStage. De opdracht was vergezeld van 2 vragen die per mail beantwoord moesten worden: welke informatie mis je nog om een goed template te kunnen maken en welke verbeteringen zou je zelf nog voorstellen aan de proceseigenaar?
 
De resultaten na verschillende trainingen waren zeer divers; het is aan de school om conclusies te trekken aangaande de inzet van de verschillende medewerkers. De training en toets vormden een (objectieve) basis voor het advies van de functioneel beheerders aan de leidinggevenden van de kandidaat key-users.
 
Herkent u bovenstaande vragen betreffende het beheermodel voor het functioneel beheer? Wilt u ook meer mensen de rechten van “Key User” geven, maar u weet niet hoe en wie? Neem vrijblijvend contact op; wij hebben ervaring met meerdere beheermodellen en kunnen medewerkers aanvullende trainingen geven.
 
Peter Veenstra