De 10 tips van Marc over simuleren en trainen op afstand

Met thuiswerken als de nieuwe norm, is voor veel mensen de manier van werken plotseling sterk veranderd. Zo ook voor mij. Mijn werkweek bestaat voor het grootste deel uit het leiden van workshops, het geven van trainingen, het coachen van mensen en het voeren van de nodige overleggen. Allemaal activiteiten die, tot dusver, werden uitgevoerd in het bijzijn van elkaar. En ineens, van de een op andere dag, was daar die disruptieve verandering. We werken volledig vanuit huis!

 

Verandering vind ik persoonlijk altijd interessant, en deze nieuwe uitdaging biedt veel mogelijkheden om andere werkwijzen toe te passen. Het duurde dan ook niet lang of het grootste deel van mijn afspraken waren omgebouwd tot virtuele sessies. Mogelijkheden die al langer bestonden, maar lang niet altijd werden ingezet, zijn ineens volop beschikbaar en bieden hier een uitkomst. Aftasten, experimenteren, leren en ervaren. Deze nieuwe manier van werken is soms helemaal zo gek nog niet!

 

Het is geweldig om te zien hoe technologie ineens omarmd wordt. Natuurlijk, de een is er iets handiger in dan de ander. Met wat oefening en geduld is het niet alleen mogelijk om op afstand goed samen te werken, maar biedt dit op sommige vlakken ook voordelen ten opzichte van traditionele vergaderingen en overleggen. Zo ervaar ik dat veel vergaderingen efficiënter verlopen. En kan in een training iedereen prima zien wat er op het scherm gebeurt. Als een cursist een vraag heeft kan zijn of haar scherm direct gedeeld worden, zodat de medecursisten ook begrijpen wat de situatie is en hiervan leren. En, voor mij persoonlijk een belangrijke, de discussie is altijd centraal. Ik ben benieuwd of de ervaringen die we nu met elkaar opdoen op gebied van remote werken en overleggen op afstand ook in de toekomst een prominentere rol zullen gaan spelen in hoe we met elkaar samenwerken.

 

In iedere sessie leer ik weer nieuwe dingen en krijg ik nieuwe inzichten. Dat is ook het fijne van dit moment, de meeste mensen hebben begrip voor het feit dat nog niet alles helemaal gestroomlijnd verloopt. Ik zou iedereen willen aanmoedigen om dit moment optimaal te benutten en de nieuwe mogelijkheden te verkennen. En ervaringen daarmee te delen! Zie hieronder alvast een paar leermomentjes van mijzelf.

 

  1. Geef duidelijke instructies aan de deelnemers. Als er een bepaalde applicatie wordt gebruikt, geef dan bij de uitnodiging al kort en bondig weer hoe de applicatie gebruikt moet worden. Hoe neem je deel, wat moet je wel of niet doen. Van het delen van een videostream tot het gebruik van microfoon en luidspreker. Hetzelfde geldt voor het vooraf delen van een duidelijke, gestructureerde agenda.
  2. Start op tijd en test vooraf of alles werkt. Het voelt zeer ongemakkelijk als je bijvoorbeeld het geluid niet werkend krijgt terwijl alle deelnemers op je staan te wachten. Iedere applicatie werkt net iets anders dus voorkom verrassingen en ongemakkelijke situaties.
  3. Camera uit bij grotere groepen deelnemers. De stream kan soms haperen bij gebruik van webcams. Ik laat gebruikers deze meestal uitzetten, hoewel het gebruik van een webcam juist weer heel fijn kan zijn bij een sessie met wat minder deelnemers. De non-verbale reacties zijn dan heel duidelijk. In MS Teams kun je dan ook heel eenvoudig de achtergrond vervagen zodat eventuele medebewoners niet per ongeluk in beeld komen.
  4. Microfoon uit als je niets hoeft te zeggen. Het is goed gebruik om je microfoon te dempen als je niet aan het woord bent. Omgevingsgeluid komt veel harder door dan je verwacht. Niet iedereen beseft dit echter. Als je de vergadering hebt opgezet kun je vaak ook de microfoon dempen van anderen. Zelfs van alle deelnemers tegelijk. Bedenk wel dat presenteren zonder reactie te horen of zien van deelnemers in het begin erg onwennig is.
  5. Vragen via de chat bij presentaties. Een handige optie als er wordt gepresenteerd en je toch een vraag wilt stellen. Dubbel handig als iemand anders tijdens de presentatie dit ook kan modereren. Sommige vragen kunnen dan tijdens de presentatie al in de chat worden beantwoord, terwijl bepaalde belangrijke vragen misschien juist centraal worden opgepakt.
  6. Langzaam en duidelijke aanwijzingen als je iets laat zien op het scherm. Als jij je scherm deelt, zie je muisbewegingen duidelijk in beeld. Maar de mededeelnemers zien dit niet altijd. Soms ontbreken er door bijvoorbeeld een lage ‘frame rate’ bepaalde bewegingen. Soms zien deelnemers een cursor helemaal niet op het beeld en kunnen ze zo de draad kwijtraken.
  7. Rustig laten uitpraten en bepalen wie er aan het woord is. Dit is sowieso een goede gewoonte, maar bij een ‘remote’ sessie dubbel belangrijk. Als twee of meer mensen door elkaar heen praten is bijna niet meer te verstaan wat er wordt gezegd en kan de vergadering veranderen in een chaos. Extra ongemakkelijk is als de deelnemers daarna ineens stil zijn en wachten tot de ander gaat herhalen wat er werd gezegd.
  8. Betrek de deelnemers. Nog meer dan in een fysieke vergadering kan het gebeuren dat sommige mensen hun inbreng voor zich houden. Je bent maar een naam op het lijstje. De uitdaging is om iedereen te betrekken en hun zegje te laten doen. Dit kan al starten door iedereen zich even voor te laten stellen.
  9. Las op tijd pauzes in. Niet alleen omdat de aandachtspanne dan wordt verlengt, maar ook omdat de momenten waarop iedere weer terugkomt in de sessie ideaal zijn voor een informelere toon. Dit vervangt het moment bij de koffieautomaat.
  10. Gebruik twee schermen als het kan. Zowel voor degene die presenteert, als voor degene die alleen deelneemt is dit handig. Bijvoorbeeld omdat je zo in het ene scherm de presentatie kunt zien, en in het andere scherm aantekeningen kunt maken in bijvoorbeeld OneNote. Maar ook handig als je bijvoorbeeld een instructie krijgt en zelf tegelijk wilt oefenen.