Hogeschool van Amsterdam

Als HBO-onderwijsinstelling investeert de Hogeschool van Amsterdam fors in de informatisering van onderwijs(-ondersteunende) processen. Educate2Work heeft in de afgelopen jaren hier op diverse manieren een bijdrage aan mogen leveren, in verschillende rollen; consultants hebben op tijdelijke basis gewerkt als projectleider en ondersteuner van functioneel beheer.

Advisering afdeling Communicatie over CRM systeem voor alumni
Bij de HvA is er een visie en beleid op alumni. De centrale alumnicoördinator van de afdeling Communicatie heeft echter nog geen centraal systeem waarin de alumni opgeslagen zijn. Dit is wel nodig om te kunnen handelen naar visie en beleid. Educate2Work adviseert over het ontwikkelen van besluitvormingsdocumenten en het te bewandelen pad om tot besluitvorming te komen. Daarnaast heeft Educate2Work ondersteund bij het inwinnen van informatie over diverse mogelijke systemen.

 

Proces Optimalisatie Capaciteit Amstelcampus – projectleiding en inhoudelijk advies
Binnen de Hogeschool van Amsterdam zijn de faciliteiten grotendeels gecentreerd op de Amstelcampus. Dit betekent dat verschillende faculteiten gebruik maken van dezelfde gebouwen. Elk jaar wordt voor het nieuwe jaar het aanbod op de Amstelcampus over de verschillende faculteiten verdeeld, waarna het roosteren kan beginnen. De afgelopen jaren was het noodzakelijk om externe ruimtes in te huren omdat in het 1e semester niet alle lessen op de Amstelcampus geroosterd konden worden. In opdracht van het CvB heeft Educate2Work een onderzoek uitgevoerd en een Plan van Aanpak geschreven om de ruimte op de Amstelcampus beter te benutten en de inhuur van externe ruimtes te minimaliseren/elimineren. Aansluitend op het onderzoek is een project gestart wat zich richt op het verbeteren van de procesmatige, organisatorische en financiële aspecten rond het capaciteitsvraagstuk om de beschikbare capaciteit optimaal te benutten. In dit project neem Educate2Work, naast de algehele projectleiding ook de inhoudelijke adviesrol voor haar rekening.

 

Vervolgproject Studiegids (2015-2016)

De HvA heeft in studiejaar 2014-2015 voor het eerst de studie-informatie van alle zeven faculteiten onder centrale aansturing gerealiseerd en in één studiegids gepubliceerd (studiegids.hva.nl). In de zomer van 2015 werd duidelijk dat het realisatieproces nog niet voldoende uitontwikkeld was om over te dragen naar een lijnorganisatie; in opdracht van de onderwijslogistieke stuurgroep adviseerde Educate2Work over procesverbeteringen zodat een projectscope geformuleerd kon worden, en vanaf december 2015 gaf Educate2Work leiding aan het Vervolgproject Studiegids. In het project zijn niet alleen nieuwe ondersteunende applicaties ontwikkeld (in Sharepoint), maar zijn ook richtlijnen voor de kwaliteit van content ontwikkeld met vertegenwoordigers van alle faculteiten. In de afronding van het project zijn alle resultaten overgedragen aan Dienst Studentenzaken, die vanaf juli 2016 verantwoordelijk is voor de jaarlijkse realisatie van de studiegids.

 

Verhuizing en herinrichting OnStage HvA (2014-2015)

Medio 2014 maakten drie faculteiten van de HvA gebruik van OnStage (Gezondheid, Digitale Media & Creatieve Industrie, en Business en Economie). Één faculteit gebruikte de SAAS-omgeving van de leverancier, twee andere faculteiten een on-premise oplossing. Deze situatie leidde in toenemende mate tot beheerproblemen. Vanuit het project is daarom de on-premise omgeving gemigreerd naar de SAAS-omgeving, en zijn de verschillende configuraties ondergebracht in één nieuwe HvA-schaalbare omgeving. Ook werd de functioneel beheer-organisatie verder ingericht en op elkaar afgestemd. Resultaat: de HvA-Onstage-omgeving is nu schaalbaar, betrouwbaarder dan voorheen en eenvoudiger te beheren.

 

Ondersteuning van functioneel beheer OnStage

Wanneer organisaties intern flink veranderen worden rollen vaak herverdeeld. Zo ontstaan nieuwe beheer- en trainingsvraagstukken. Op verzoek van de functioneel beheerders van OnStage heeft Educate2Work een maatwerktraining ontwikkeld voor keyusers en vervolgens alle keyusers getraind. Met een evaluatie is vervolgens al het materiaal overgedragen aan de functioneel beheerders, die de keyusers weer verder ‘hands-on’ konden begeleiden en aansturen.